Warszawa, 19 lipca 2019r.

Zapytanie ofertowe nr 72/2019
na usługę
Kompleksowej obsługi serwisowej systemów klimatyzacji zainstalowanych
w budynku głównym (CENTRUM NEUROBIOLOGI) Instytutu Biologii Doświadczalnej
im. Marcelego Nenckiego Polskiej Akademii Nauk

Zamawiający: Instytut Biologii Doświadczalnej im. M. Nenckiego PAN,
z siedzibą przy ul. Pasteura 3, Warszawa (02-093), NIP:525-000-92-69, REGON 000325825
Osoba do kontaktów w sprawie zamówienia: Wiesław Mróz i Miłosz Skierniewski 
e-mail: m.mroz@nencki.gov.pl;  m.skierniewski@nencki.gov.pl

Termin zgłaszanie ofert: nie później niż do dnia 30 lipca 2019 r. godz.16:00

Zamawiający wymaga od Wykonawcy udziału w wizji lokalnej: umówienie terminu pod adresem mailowym w.mroz@nencki.gov.pl na spotkanie w dniach 24-26 lipca 2019 
1.	Opis przedmiotu zamówienia: usługa konserwacji i usuwania awarii i usterek w  systemach  klimatyzacji obejmuje:
1.1.	Przeglądy i prace konserwacyjne zgodnie z listą urządzeń przedstawioną w pkt 1.2. oraz  zakresem prac  w pkt 1.3 Opisu wraz z usuwaniem awarii i usterek .
1.2.	W zakres umowy serwisowej wchodzą następujące urządzenia:
1.2.1.	Agregat wody lodowej typ LER 284 CS -1 szt.
1.2.2.	Skraplacz firmy Termokey KR 2480 BDVEIGA Qchł – 320 kW,
1.2.3.	Agregat wody lodowej LER 344CS – 1 szt,
1.2.4.	Skraplacz firmy Termokey typ KR 2580 BDVEIGA Qchł – 405 kW,
1.2.5.	Agregat wody lodowej typ LCE 41FL – 1 szt,
1.2.6.	Agregat wody lodowej typ LCE 81Fs  – 1 szt,
1.2.7.	Szafa klimatyzacji precyzyjnej JCUR0200 ( chłodzenie glikolem ) – 1 szt,
1.2.8.	Szafa klimatyzacji precyzyjnej firmy Hiref typ JAX R0160 – 4szt
1.2.9.	Skraplacz SHVN 20/4 – 4szt,
1.2.10.	Jednostka wewnętrzna ścienna FTKS71BVMB + jednostka zewnętrzna RKS71BVMB9 firmy Daikin.
1.3.	Opis czynności serwisowych
A.	Agregat wody lodowej:
1)	sprawdzanie szczelności układu freonowego,
2)	sprawdzanie połączeń elektrycznych,
3)	kontrola stanu zużycia oraz smarowania łożysk,
4)	obmiar ciśnienia skraplania oraz parowania
5)	pomiar prądów pracy sprężarki i wentylatora
6)	kontrola działania zabezpieczeń,
7)	pomiar stężenia glikolu,
8)	sprawdzanie elementów amortyzacyjnych
9)	sprawdzanie elementów konstrukcyjnych i mocujących,
10)	sprawdzanie poprawności działania pompy wodnej
11)	czyszczenie filtrów wodnych
12)	czyszczenie skraplacza
13)	wprowadzenie w sterownik zmian parametrów i korekta nastaw fabrycznych producenta
B.	Skraplacz do agregatów wody lodowej
1)	sprawdzenie szczelności układu freonowego,
2)	sprawdzenie połączeń elektrycznych,
3)	kontrola stanu zużycia oraz smarowania łożysk,
4)	pomiar ciśnienia skraplania,
5)	pomiar prądów pracy wentylatora,
6)	kontrola działania zabezpieczeń,
7)	sprawdzanie działania elementów amortyzacyjnych,
8)	sprawdzanie działania elementów konstrukcyjnych i mocujących,
9)	sprawdzanie poprawności działania urządzeń,
10)	czyszczenie skraplacza.
11)	Zmiana parametrów fabrycznych producenta falownika
C.	Szafy Klimatyzacji precyzyjnej wraz ze skraplaczami
1)	sprawdzenie szczelności układu freonowego,
2)	sprawdzenie połączeń elektrycznych,
3)	kontrola stanu zużycia oraz smarowania łożysk,
4)	pomiar ciśnienia skraplania parowania,
5)	pomiar prądów pracy wentylatora i sprężarki,
6)	kontrola działania zabezpieczeń,
7)	sprawdzanie działania elementów amortyzacyjnych,
8)	sprawdzanie działania elementów konstrukcyjnych i mocujących,
9)	sprawdzanie poprawności działania urządzeń,
10)	czyszczenie skraplacza.
11)	wymiana filtrów powietrznych 
12)	wprowadzenie w sterownik zmian parametrów i korekta nastaw fabrycznych producenta
D.	Automatyka
1)	Konserwacja układów sterowania (w tym wprowadzanie zmian w sterownikach programowalnych) zrealizowanych w oparciu m.in. o urządzenia marki Carel oraz Satchwell
2)	Wprowadzanie zmian w sterownikach nawilżaczy parowych firmy Carel

1.4.	Przeglądy i konserwacje urządzeń wykonywane będą 2 razy do roku  według wykazu punktów zawartych w załączniku nr 1 do niniejszego zapytania.
1.5.	Wymagany czas reakcji w przypadku awarii (rozumiany jako gotowość do podjęcia naprawy) określa się do 24 godzin od zgłoszenia przez Zamawiającego e-mailem lub telefonicznie. Dokładny termin naprawy ustalany będzie w uzgodnieniu z Zamawiającym (osobą do kontaktu po stronie IBD).
1.6.	Wymagane jest utrzymywanie stale aktywnego numeru telefonu zgłoszeniowego i poczty e-mail.
1.7.	Czynności Wykonawcy oraz konserwacja potwierdzane będą przez przedstawiciela Zamawiającego protokołem wykonania usługi, będącym podstawą do wystawienia faktury.
1.8.	Koszty wykonania naprawy lub usunięcia awarii  oraz części zamiennych będą osobno fakturowane po uzgodnieniu zakresu naprawy/wymiany z upoważnionym przedstawicielem Zamawiającego i akceptacji finansowej przedstawionych kosztów przez Zamawiającego.
1.9.	 Zamawiający wymaga, aby firma wykonawcza -  jej pracownicy  posiadali  stosowne uprawnienia uprawniającego do  wykonywania prac serwisowych agregatów i szaf wymienionych w zapytaniu, oraz dotyczące postępowania z czynnikami chłodniczymi (kserokopie dokumentów potwierdzających powyższe wymaganie zostaną dołączone do umowy w postaci Załącznika).
2.	Opis  przygotowania oferty i jej ocena
Oferta powinna zostać przygotowana wg wzoru z załącznika  nr 1 załączonego do Zapytania.

Oferta powinna zawierać następujące informacje:
2.1.	Informacja o łącznej wartości netto i brutto zamówienia gdzie:
a)	Cena oferty ma obejmować przeglądy i prace konserwacyjne urządzeń według zakresu z pkt 1. W skład prac  wchodzą czynności wymienione w pkt 1.3 opisu przedmiotu zamówienia
b)	Koszt środków czystości i dezynfekcyjnych użytych przy pracach konserwacyjnych
2.2.	Poniższe koszty związane z usuwaniem awarii  nie wchodzą w zakres oferty i są wyceniane osobno:
a)	koszty napraw interwencyjnych
b)	koszt czynników użytych do napraw 
c)	koszt utylizacji zdemontowanych urządzeń
2.3.	Przy wyborze Zamawiający będzie się kierował kryterium ceny (waga kryterium 100%) przy spełnieniu (tak/nie) wymogów zamówienia 
3.	Załączniki
3.1.	Wybrany Wykonawca załącza do  umowy następujące dokumenty: Skan zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, Skan zaświadczenia REGON oraz Skan zaświadczenia o nadaniu NIP. 
3.2.	Do Oferty Wykonawcy załączają Skan dokumentu potwierdzającego uprawnienia firmy i jej pracowników do pracy z SZWO np. Certyfikat dla Personelu F-gaz
3.3.	Do Oferty Wykonawcy załączają Skan certyfikatu potwierdzającego odbycia szkolenia u producenta  (lub przedstawiciela ) uprawniającego do  wykonywania prac serwisowych agregatów i szaf wymienionych w zapytaniu.
4.	Dodatkowe informacje
1.1.	W celu realizacji zamówienia z wybranym Wykonawcą zostanie podpisana umowa na 24 miesiące.
1.2.	Zamawiający zastrzega sobie możliwość negocjacji realizacji umowy z najlepszymi Oferentami.
1.3.	Zamawiający zastrzega sobie prawo do nie wybierania żadnego z Oferentów.
1.4.	Oferty należy przesyłać elektronicznie w postaci zeskanowanej oferty oryginalnej na adres: w.mroz@nencki.gov.pl, lub m.skierniewski@nencki.gov.pl.  Prosimy oznaczyć ofertę w tytule wiadomości: Konserwacja systemów klimatyzacyjnych
1.5.	Ocenie poddane zostaną tylko te oferty, które zawierają wszystkie elementy wymienione powyżej 
1.6.	Przy wyborze Zamawiający będzie się kierował kryterium ceny przy spełnieniu (tak/nie) wymogów technicznych zamówienia.

Załącznik nr 1: Wzór formularza oferty
Nazwa i adres Wykonawcy: …………………………………………………………………………………………………..……
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Osoba do kontaktu………………………………………………………………………………………………………………..……
Nr telefonu…………………………………………, adres e-mail …………………………………………………………………

LP.	OPIS	Spełnienie wymogu (TAK/NIE)	CENA netto	UWAGI	
1.	Przeglądy i prace konserwacyjne zgodnie z zakresem prac i zestawieniem urządzeń w pkt 1.2 i 1.3 zapytania   odpowiednio oraz   powiązanych z nimi systemów automatyki				
2. 	Naprawy interwencyjne (1 godz. pracy)				
4.	Skan certyfikatu potwierdzającego odbycia szkolenia u producenta  (lub przedstawiciela ) uprawniającego do  wykonywania prac serwisowych agregatów i szaf wymienionych w zapytaniu (pkt 1.2).
				
5.	Skan dokumentu potwierdzającego uprawnienia firmy i jej pracowników do pracy z SZWO np. Certyfikat dla Personelu F-gaz

Cena netto………………………………………….PLN, ………..%VAT…………………………………………………..PLN

Cena brutto………………………………………………PLN

Oświadczenia:

I.	Oświadczam, że posiadam zdolność wprowadzanie zmian w sterownikach programowalnych zrealizowanych w oparciu m.in. o urządzenia marki Carel oraz Satchwell oraz wprowadzanie zmian w sterownikach nawilżaczy parowych firmy Carel
II.	Oświadczam, że zapoznałem/łam się z treścią wzoru umowy i akceptuje jej zapisy.

___________________________________________
Miejscowość, data, Podpis i pieczęć Wykonawcy

Wzór Umowy:
UMOWA Nr IBD/U/   /2019

zawarta w dniu ............................................................................... 2019 roku w Warszawie pomiędzy:
Instytutem Biologii Doświadczalnej im. M. Nenckiego z siedzibą w Warszawie przy ul. Pasteura 3,
reprezentowanym przez:
- 	dr Annę Jachner- Miśkiewicz – Z-cę Dyrektora ds.  Administracyjnych, 
- 	Hannę Michalską - Głównego Księgowego,
zwanym dalej Zamawiającym
a
firmą     z siedzibą:                    , wpisaną do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, NIP:               , REGON:                        
 reprezentowaną przez:
- 	
zwaną dalej Wykonawcą
Umowa została zawarta zgodnie z przepisami art. 4 pkt 8 ustawy - Prawo zamówień publicznych 
§ 1
1.	Przedmiotem umowy jest wykonywanie przeglądów i konserwacji urządzeń klimatyzacyjnych 
w budynku Instytutu Biologii Doświadczalnej im. M. Nenckiego PAN w Warszawie oraz usuwanie awarii i usterek występujących w pracy systemów klimatyzacyjnych i powiązanych z nimi systemów automatyki.  Urządzenia objęte przedmiotem umowy wykazane  zapytaniu ofertowym stanowią załącznik nr 1 do umowy. 
2. 	Przegląd i konserwacja obejmują czynności zamieszczone w zapytaniu ofertowym i w  ofercie,  stanowiącą załącznik nr 1 i nr 2 do umowy.
§ 2
1. 	Umowa zostaje zawarta na okres 24 miesięcy od daty zawarcia umowy.
§ 3
2.	Za wykonanie przedmiotu Umowy Strony ustalają wynagrodzenie w wysokości:
-	jednorazowego przeglądu i konserwacji urządzeń wymienionych w ofercie Wykonawcy wynagrodzenie w wysokości           netto + 23% VAT tj                 zł brutto (słownie złotych:              ), płatne po każdorazowym przeglądzie konserwacyjnym na podstawie faktury Wykonawcy z załączonym i podpisanym przez obie strony protokołem odbioru prac konserwacyjnych;
-	w przypadku awarii urządzenia koszt wynosi ………….zł netto w tym ;
-	koszt pracy serwisu w czasie awarii urządzeń wynosi ………….ł/godz. netto.
3. 	Zapłata wynagrodzenia nastąpi w formie przelewu bankowego na rachunek bankowy Wykonawcy
	wskazany na fakturze dostarczonej Zamawiającemu w terminie 14 dni od daty jej dostarczenia.
4. 	Za dzień zapłaty strony przyjmują dzień wydania dyspozycji dokonania przelewu bankowi	prowadzącemu rachunek Zamawiającego.
5.	Zamawiający oświadcza, ze jest uprawniony do otrzymania faktur VAT i posiada NIP: 5250009269 	
§ 4
1.	Za wszystkie koszty części zamiennych, użytych do usuwania usterek, po uzgodnieniu zakresu naprawy z upoważnionym przedstawicielem Zamawiającego będą osobno fakturowane.
2. 	Wszystkie wymienione części zamienne podlegają okresowi 12 miesięcznej gwarancji.
§ 5
1.	Miejscem wykonywania przeglądów i konserwacji oraz usuwania bieżących usterek i awarii jest budynek Instytutu Biologii Doświadczalnej.
2. 	Usuwanie bieżących usterek i awarii podejmowane będą na wezwanie Zamawiającego. Czas reakcji – 24 godziny od zgłoszenia jej przez Zamawiającego pocztą mailową lub telefonicznie.
3. 	Dokładny termin naprawy ustalany będzie w uzgodnieniu z Zamawiającym.
4.	Wymagane jest utrzymywanie stale aktywnego numeru telefonu zgłoszeniowego i  poczty e-mail.

§ 6
1.	Wykonawca zobowiązuje się zapłacić Zamawiającemu karę umowną w kwocie ustawowych odsetek naliczonych od wartości jednorazowego przeglądu urządzeń za każdy dzień zwłoki 
w wykonywaniu czynności przedmiotu umowy: niedotrzymania uzgodnionego terminu naprawy 
z winy Wykonawcy lub niestawienia się pracownika na zgłoszenie w ciągu 24 godzin od chwili powiadomienia.
2. 	Zamawiający zobowiązuje się zapłacić Wykonawcy odsetki ustawowe w przypadku zwłoki 
w zapłacie faktury.

§ 7
Odpowiedzialnymi za realizację postanowień niniejszej Umowy a w szczególności do podpisania protokołu konserwacji oraz za bieżące kontakty między Stronami są:
- 	ze strony Zamawiającego: Wiesław Mróz, tel. 607427040, e-mail: mrozw@wp.pl
- 	ze strony Wykonawcy: ………………………………..…… tel. …………….……………  e-mail: ……………………………

§ 8
1.	Wszelkie zmiany niniejszej Umowy wymagają formy pisemnej, pod rygorem nieważności.
2.	Postanowienia niniejszej umowy mogą być rozwiązane przez każdą ze stron na piśmie 
z zachowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia.
3. 	Bez pisemnej zgody Zamawiającego Wykonawca nie może dokonać cesji wierzytelności	wynikających z niniejszej umowy na osobę trzecia.
4. 	W sprawach nie uregulowanych postanowieniami niniejszej Umowy maja zastosowanie	odpowiednie przepisy Kodeksu cywilnego.
5. 	Wszelkie spory mogące wyniknąć na tle niniejszej Umowy, których nie będzie można rozstrzygnąć	polubownie w ciągu siedmiu dni od dostarczenia drugiej Stronie zaproszenia do rozmów,	rozstrzygane będą przez sąd właściwy miejscowo dla siedziby Zamawiającego.
6. 	Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym egzemplarzu dla każdej ze Stron.
	ZAMAWIAJĄCY                                 WYKONAWCA	WYKONAWCA