Instytut Biologii Doświadczalnej im. M. Nenckiego PAN poszukuje kandydatów na stanowisko: Młodszy specjalista ds. dokumentacji, archiwizacji

Liczba stanowisk: 1
Miejsce wykonywania pracy:  Instytut Biologii Doświadczalnej im. M. Nenckiego PAN

Celem stanowiska jest wsparcie bieżącej działalności archiwum oraz stopniowe przygotowanie pracownika do samodzielnego wykonywania zadań na stanowisku archiwisty.

Pracownik będzie zdobywał praktyczną wiedzę i doświadczenie w zakresie organizacji archiwum, kwalifikowania, porządkowania, ewidencjonowania, przechowywania i udostępniania dokumentacji, z możliwością sukcesywnego zwiększania zakresu odpowiedzialności. Stanowisko obejmuje również stopniowe zdobywanie wiedzy i doświadczenia w zakresie porządkowania, ewidencjonowania, przechowywania i udostępniania zbiorów bibliotecznych Instytutu, z uwzględnieniem specyfiki zbiorów naukowych i historycznych.

Stanowisko ma charakter rozwojowy. W pierwszym okresie pracownik wykonuje zadania pomocnicze i poznaje organizację archiwum. Wraz ze zdobywaniem doświadczenia zakres jego samodzielności będzie stopniowo zwiększany. Pracodawca zapewnia możliwość uzyskania przeszkolenia i zdobycia kwalifikacji niezbędnych do późniejszego objęcia samodzielnego stanowiska.

Wymagania:

• Wykształcenie minimum średnie, preferowane wykształcenie wyższe;
• Wykształcenie lub doświadczenie związane z archiwistyką, administracją, zarządzaniem dokumentacją, historią, bibliotekoznawstwem lub pokrewną dziedziną;
• Doświadczenie w pracy z dokumentacją mile widziane;
• Zainteresowanie tematyką archiwizacji, dokumentacji i zarządzania informacją;
• Dobra organizacja pracy i dokładność, dbałość o szczegóły;
• Systematyczność i odpowiedzialność;
• Podstawowa znajomość obsługi komputera i pakietu MS Office;
• Umiejętność pracy według określonych procedur i instrukcji;
• Umiejętność zachowania poufności informacji.

Stanowisko ma charakter rozwojowy. W pierwszym okresie pracownik wykonuje zadania pomocnicze i poznaje organizację archiwum. Wraz ze zdobywaniem doświadczenia zakres jego samodzielności powinien być stopniowo zwiększany.

Docelowo pracownik powinien być przygotowany do:

• Samodzielnego prowadzenia powierzonego zasobu dokumentacji;
• Samodzielnego porządkowania i ewidencjonowania dokumentacji;
• Samodzielnej realizacji zadań związanych z udostępnianiem dokumentacji archiwalnej;
• Prawidłowego stosowania instrukcji i procedur archiwizacyjnych;
• Udziału w procesie kwalifikowania i brakowania dokumentacji zgodnie z obowiązującymi zasadami;
• Samodzielnego rozwiązywania typowych problemów związanych z organizacją i obiegiem dokumentacji;
• Samodzielnego wykonywania podstawowych czynności związanych z porządkowaniem, ewidencjonowaniem i ochroną powierzonych zbiorów bibliotecznych;
• Prawidłowego stosowania zasad organizacji i udostępniania zbiorów bibliotecznych oraz współpracy z pracownikami biblioteki.
• Przejęcia w przyszłości obowiązków właściwych dla stanowiska archiwisty.

Zakres zadań na stanowisku:

Bieżące prace archiwalne:

• Pomoc w przyjmowaniu dokumentacji do archiwum;
• Porządkowanie i układanie dokumentacji zgodnie z przyjętymi zasadami;
• Przygotowywanie dokumentacji do archiwizacji;
• Segregowanie dokumentacji według ustalonych kryteriów;
• Opisywanie i oznaczanie jednostek archiwalnych;
• Przygotowywanie dokumentacji do przechowywania;
• Kontrola prawidłowego rozmieszczenia dokumentacji w magazynach archiwalnych;
• Dbanie o właściwy stan uporządkowania i zabezpieczenia dokumentacji.

Ewidencjonowanie dokumentacji:

• Pomoc w prowadzeniu i aktualizacji ewidencji zasobu archiwalnego;
• Wprowadzanie i aktualizowanie danych w systemach ewidencyjnych;
• Przygotowywanie spisów, wykazów i zestawień dokumentacji;
• Kontrolowanie kompletności i poprawności danych ewidencyjnych;
• Udział w inwentaryzacji zasobu archiwalnego.

Udostępnianie dokumentacji:

• Przygotowywanie dokumentacji do udostępnienia;
• Realizacja zleceń dotyczących wyszukiwania dokumentacji;
• Ewidencjonowanie udostępniania dokumentacji;
• Kontrolowanie zwrotu dokumentacji;
• Pomoc w obsłudze osób i komórek organizacyjnych korzystających z zasobu archiwum.

Dbanie o zasób archiwalny:

• Przestrzeganie zasad ochrony i zabezpieczenia dokumentacji;
• Zgłaszanie zauważonych uszkodzeń, braków lub nieprawidłowości w dokumentacji;
• Przestrzeganie zasad dotyczących ochrony danych i informacji poufnych;
• Dbanie o porządek i właściwe warunki przechowywania dokumentacji;
• Przestrzeganie zasad bezpieczeństwa i higieny pracy.

Inne zadania:

• Współpraca z pracownikami innych komórek organizacyjnych w zakresie obiegu i archiwizacji dokumentacji;
• Wykonywanie innych zadań związanych z działalnością archiwum, powierzonych przez przełożonego;
• Ocena wartości archiwalnej dokumentacji pod nadzorem osoby posiadającej odpowiednie kompetencje;
• Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej pod nadzorem osoby posiadającej odpowiednie kompetencje;
• Przygotowywanie dokumentacji do przekazania do właściwego archiwum pod nadzorem osoby posiadającej odpowiednie kompetencje.

Warunki zatrudnienia:

• Umowa o pracę,
• Wysokość wynagrodzenia brutto: ok. 6 000 – 7 000 PLN
• Dodatkowe benefity (ubezpieczenie medyczne, karta sportowa, fundusz socjalny).

Procedura i termin przyjmowania zgłoszeń:

Dokumenty prosimy składać na adres: hr@nencki.edu.pl z dopiskiem „Archiwum” do 31.08.2026.

Wymagane dokumenty:

• CV,
• Kopia dyplomu.

Prosimy o zamieszczenie w cv następującej klauzuli:

„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w niniejszym formularzu rekrutacyjnym przez Instytut Biologii Doświadczalnej im. M. Nenckiego PAN z siedzibą w Warszawie przy ulicy Pasteura 3 (administrator danych), na potrzeby rekrutacji na stanowisko określone w ogłoszeniu, zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE w ramach realizacji obowiązku prawnego ciążącego na administratorze danych (art.6 ust.1 lit. a ) oraz ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U.2018 poz.1000).”

Klauzula Informacyjna:

Administratorem danych osobowych jest Instytut Biologii Doświadczalnej im. M. Nenckiego PAN z siedzibą w Warszawie przy ulicy Pasteura 3.

Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych Osobowych: iod@nencki.edu.pl

Dane osobowe zawarte w cv, zbierane są i będą przetwarzane wyłącznie w celu rekrutacji na stanowisko określone w ogłoszeniu, prowadzonej przez Instytut Biologii Doświadczalnej im. M. Nenckiego PAN.

Wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych,  jest dobrowolne, ale konieczne do wzięcia udziału w rekrutacji. Oświadczam, że zostałem/am, poinformowany/a, że mam prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

Dane osobowe zbierane w celu realizacji procesu rekrutacji będą przetwarzane przez okres niezbędny do organizacji i zakończenia procesu rekrutacji oraz rozpatrzenia ewentualnej reklamacji, jednak nie dłużej niż do 31.12.2026 r.

Dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego.

Przysługuje Pani/Panu prawo do żądania od administratora dostępu do danych osobowych dotyczących swojej osoby, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także prawo sprzeciwu oraz prawo do przenoszenia danych. Przysługuje Pani/Panu także prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych).